Ga naar inhoud
Digitale Zorg

Werkdruk in de zorg: technologie als deel van de oplossing

Personeelstekort en vergrijzing zetten de zorg onder druk. Hoe workflow-automatisering en digitale tools de administratieve lasten structureel kunnen verminderen.

Door Niels Roest 6 min leestijd
Achtergrond

De zorgsector onder druk

De Nederlandse zorgsector staat voor een van de grootste uitdagingen in haar geschiedenis. Het personeelstekort groeit gestaag: er zijn op dit moment tienduizenden vacatures in de zorg die structureel onvervuld blijven. Uit onderzoek van het CBS en RIVM blijkt dat 1 op de 6 zorgmedewerkers serieus overweegt om de sector te verlaten – niet vanwege het werk zelf, maar vanwege de werkdruk en de omstandigheden eromheen.

Tegelijkertijd neemt de zorgvraag fors toe. De vergrijzing zorgt ervoor dat Nederland de komende jaren te maken krijgt met een stijging van de zorgvraag met 30 tot 40 procent richting 2030 (RIVM Volksgezondheid Toekomst Verkenning). Meer ouderen die langer thuis willen wonen, meer chronische aandoeningen en een complexere zorgbehoefte – het vraagt om meer handen aan het bed, terwijl die handen er simpelweg niet zijn.

De gevolgen zijn zichtbaar in de hele keten. Burn-outpercentages onder verpleegkundigen liggen aanzienlijk hoger dan het landelijk gemiddelde. In de GGZ lopen wachttijden op tot maanden, terwijl cliënten dringend hulp nodig hebben. Professionals ervaren dat ze te weinig tijd hebben voor de kern van hun vak: de zorg voor mensen.

Dit is geen tijdelijk probleem. De combinatie van demografische verschuivingen en arbeidsmarktkrapte maakt duidelijk dat de zorg structurele oplossingen nodig heeft. Harder werken is geen optie meer – slimmer werken is een noodzaak.

Waar gaat de tijd naartoe?

Voordat we naar oplossingen kijken, is het essentieel om te begrijpen waar de tijd van zorgprofessionals daadwerkelijk naartoe gaat. Onderzoek na onderzoek bevestigt hetzelfde beeld: gemiddeld besteden zorgmedewerkers 40% van hun werktijd aan administratie (bron: Berenschot/KPMG, (Ont)Regel de Zorg). Dat is bijna de helft van elke werkdag die niet aan directe zorgverlening wordt besteed.

Dubbele data-invoer

Dezelfde informatie moet in meerdere systemen worden ingevoerd omdat deze niet met elkaar communiceren. Een verpleegkundige voert cliëntgegevens in het ECD in, vervolgens opnieuw in het planningssysteem en nogmaals in het declaratiesysteem. Dit kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten.

Zoeken naar informatie

Relevante cliëntinformatie is verspreid over verschillende systemen en afdelingen. Professionals besteden kostbare minuten aan het opzoeken van dossiers, het raadplegen van collega’s en het navigeren door niet-geïntegreerde applicaties.

Telefonische coördinatie

Afstemming tussen afdelingen, verwijzers en ketenpartners verloopt nog grotendeels via telefoon en e-mail. Het kost meerdere pogingen om de juiste persoon te bereiken, wat leidt tot vertragingen in de zorgverlening.

Papiergebonden processen

Ondanks de digitalisering werken veel zorginstellingen nog met formulieren, faxen en handmatige workflows die eenvoudig gedigitaliseerd zouden kunnen worden. Denk aan intakeformulieren, toestemmingsverklaringen en rapportages die nog op papier worden bijgehouden.

Het resultaat is een vicieuze cirkel: hoge administratieve lasten leiden tot meer werkdruk, wat leidt tot meer uitval, wat leidt tot nog hogere werkdruk voor de overblijvende medewerkers. Om deze cirkel te doorbreken, is een fundamenteel andere aanpak nodig.

De oplossing

Workflow-automatisering als structurele oplossing

Laat één ding helder zijn: technologie is er niet om mensen te vervangen. Het doel van workflow-automatisering in de zorg is om professionals te bevrijden van repetitieve taken, zodat zij meer tijd hebben voor wat echt telt – het persoonlijke contact met cliënten en patiënten.

Concrete toepassingen van workflow-automatisering die direct impact hebben op de dagelijkse praktijk:

01

Geautomatiseerde intakeverwerking

Aanmeldingen worden automatisch verwerkt, geclassificeerd en naar de juiste afdeling of behandelaar gerouteerd. Dit bespaart uren handmatige verwerking per week en verkort de wachttijd voor cliënten aanzienlijk.

02

Digitale vragenlijsten en voormetingen

Cliënten vullen vragenlijsten thuis in via een beveiligd portaal. De antwoorden stromen automatisch door naar het ECD, waardoor de professional al bij het eerste gesprek over de relevante informatie beschikt – zonder handmatige invoer.

03

Automatische planning en roostering

Slimme planningssoftware houdt rekening met beschikbaarheid, reistijd, competenties en cliëntvoorkeuren. Dit vermindert de tijd die teamleiders kwijt zijn aan roosteren en optimaliseert de inzet van schaars personeel.

04

Integratie tussen ECD en andere systemen

Wanneer systemen naadloos met elkaar communiceren, verdwijnt de noodzaak van dubbele invoer. Het CareHub-ecosysteem van PCD is hier specifiek op ingericht: een open platform waarin complementaire zorgtechnologieën samenwerken via gestandaardiseerde koppelingen.

Deze vormen van automatisering zijn geen toekomstmuziek. Ze worden vandaag al succesvol ingezet bij zorgorganisaties door het hele land. Het verschil zit in de aanpak: niet één losstaand systeem implementeren, maar een ecosysteem bouwen waarin alles samenwerkt.

Digitale tools die het verschil maken

Naast workflow-automatisering zijn er specifieke digitale tools die de werkdruk in de zorg meetbaar verlagen. De kracht zit in de combinatie: wanneer deze tools onderling verbonden zijn, versterken ze elkaars effect.

Cliëntportalen voor selfservice

Cliënten en mantelzorgers krijgen toegang tot een beveiligd portaal waar zij afspraken kunnen inzien, documenten kunnen uploaden en berichten kunnen sturen. Dit vermindert het aantal telefoontjes en geeft cliënten meer regie over hun eigen zorgproces.

Videoconsultatie voor hybride zorg

Niet elk consult vereist een fysiek bezoek. Videoconsultatie maakt hybride zorgmodellen mogelijk waarbij face-to-face contact wordt gecombineerd met digitale check-ins. Dit bespaart reistijd voor professionals en is laagdrempelig voor cliënten.

Predictieve analytics voor vroegsignalering

Door data slim te analyseren, kunnen risico’s vroegtijdig worden gesignaleerd. Denk aan het herkennen van patronen die wijzen op een verslechtering van de gezondheid, zodat proactief kan worden ingegrepen in plaats van reactief.

Geautomatiseerde rapportage

Rapportages voor zorgkantoren, gemeenten en interne kwaliteitsmetingen kunnen grotendeels geautomatiseerd worden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid en consistentie van de data.

De resultaten spreken voor zich. In onze portfolio-cases zien we dat een geïntegreerde aanpak van digitale tools kan leiden tot een reductie van administratieve lasten met 60%. Dat is geen marginale verbetering – het is een fundamentele verschuiving in hoe zorgprofessionals hun tijd besteden.

Onze visie

De menselijke maat behouden

Bij alle technologische mogelijkheden is één principe leidend: technologie moet de menselijkheid in de zorg versterken, niet vervangen. De waarde van een luisterend oor, een bemoedigende blik of een warme hand is niet te digitaliseren – en dat moet ook niet.

Wat wél kan en moet worden gedigitaliseerd, zijn de processen die professionals afhouden van dat menselijke contact. Elke minuut die een verpleegkundige bespaart op administratie, is een minuut die zij kan besteden aan haar cliënten. Elke handeling die een systeem automatisch kan overnemen, is een handeling minder die tot fouten of frustratie kan leiden.

Daarom is het cruciaal om te kiezen voor technologie die past bij bestaande werkprocessen. Oplossingen die van bovenaf worden opgelegd zonder draagvlak op de werkvloer, zijn gedoemd te mislukken. De beste digitale tools zijn de tools die zorgprofessionals zélf als ondersteunend ervaren.

PCD CareHub hanteert hierin een duidelijke aanpak: wij investeren in bewezen technologieën die naadloos integreren met de systemen die zorgorganisaties al gebruiken. Via het CareHub-ecosysteem verbinden wij complementaire oplossingen tot één samenhangend geheel – zonder dat de werkvloer een complete systeemwijziging hoeft te doorstaan.

40%

Tijd aan administratie

Bron: Nictiz e-health Monitor, 2024

60%

Reductie haalbaar

Bron: CareHub case studies

30-40%

Meer zorgvraag in 2030

Bron: RIVM Toekomstverkenning Zorg, 2024

De toekomst van de zorg ligt niet in de keuze tussen mens en technologie. Het ligt in de combinatie: technologie die het beste in mensen naar boven haalt. Zorgprofessionals die weer kunnen doen waarvoor ze ooit gekozen hebben – zorgen voor anderen. Dat is de belofte van slimme digitalisering, en dat is waar PCD CareHub zich dagelijks voor inzet.

Werkdruk verlagen begint met slimmer werken

Ontdek hoe het CareHub-ecosysteem uw zorgorganisatie structureel kan ontlasten – zodat uw professionals weer tijd hebben voor wat echt telt.

Lees ook onze andere insights

Ontdek meer inzichten over digitale zorg, zorgtechnologie en het CareHub-ecosysteem.

Start uw digitale zorgtransformatie

Ontdek hoe workflow-automatisering en het CareHub-ecosysteem de werkdruk in uw organisatie structureel kunnen verlagen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Neem contact op