GGZ
Hybride zorg & automatisering
24/7 digitale zorg zonder extra FTE
Hoe een zorgorganisatie 24/7 digitale bereikbaarheid realiseerde met cliëntportalen en workflow-automatisering — tot 60% minder administratieve lasten, zonder extra personeel.
Case studie
5 min leestijd
Situatie
De uitdaging
Een groeiende zorgorganisatie stond onder druk: het cliëntenaantal steeg gestaag, maar er was geen budget voor extra FTE. Het telefonische contact was overbelast en administratieve taken vraten steeds meer in de directe zorgtijd.
- Groeiend cliëntenaantal — 30% meer cliënten verwacht, maar geen budget voor extra personeel
- Overbelast telefoonverkeer — cliënten konden de organisatie slecht bereiken, met name buiten kantooruren
- Hoge administratieve last — rapportage, planning en registratie namen een onevenredig groot deel van de werktijd in beslag
- Beperkte bereikbaarheid — geen digitale kanalen voor cliëntcontact buiten werktijden
Aanpak
De oplossing
Via het CareHub-ecosysteem implementeerden we cliëntportalen, geautomatiseerde triage, digitale intake en workflow-automatisering voor rapportage en planning — zodat de organisatie meer kon doen met hetzelfde team.
Cliëntportalen
24/7 toegankelijke portalen waar cliënten afspraken beheren, berichten sturen en formulieren invullen.
Geautomatiseerde triage
Slimme triage die inkomende vragen automatisch classificeert en naar de juiste medewerker routeert.
Digitale intake
Volledig digitaal intakeproces dat cliënten zelfstandig doorlopen, inclusief automatische verwerking.
Workflow-automatisering
Geautomatiseerde rapportage, planning en registratie die handmatig werk vervangt en fouten voorkomt.
Impact
De resultaten
De combinatie van digitale portalen en workflow-automatisering leidde tot indrukwekkende resultaten: drastisch minder administratie, 24/7 bereikbaarheid en groei zonder extra personeel.
60%
Minder administratieve lasten
24/7
Digitale bereikbaarheid voor cliënten
0
Extra FTE nodig ondanks 30% groei
92%
Cliënttevredenheid met digitaal portaal
Tijdlijn
Van start tot resultaat in 12 weken
1
Week 1-2: Analyse & ontwerp
Inventarisatie van bestaande systemen, cliëntprocessen en knelpunten. Ontwerp van de digitale architectuur en integratiepunten met het ECD.
2
Week 3-6: Configuratie & integratie
Cliëntportaal configureren, geautomatiseerde triage inrichten, FHIR-koppelingen met het ECD realiseren. Workflows voor rapportage en planning automatiseren.
3
Week 7-9: Pilot & training
Pilot met één team, training van medewerkers, cliëntcommunicatie voorbereiden. Bijsturen op basis van feedback uit de praktijk.
4
Week 10-12: Uitrol & optimalisatie
Organisatiebrede uitrol, monitoring van KPI’s (responstijd, administratietijd, cliënttevredenheid). Continue optimalisatie op basis van data.
Inzichten
Lessen uit de praktijk
“Het verschil zit niet in de technologie zelf, maar in hoe je het implementeert. Door klein te beginnen met één team en pas op te schalen na bewezen resultaten, hadden we draagvlak in de hele organisatie.”
— Projectleider digitale transformatie
Begin met de pijnpunten
Focus eerst op het proces dat de meeste frustratie veroorzaakt (in dit geval: telefonische bereikbaarheid). Snelle zichtbare resultaten creëren draagvlak.
Betrek cliënten vroeg
De hoge cliënttevredenheid (92%) kwam doordat we cliënten al in de pilotfase betrokken bij het portaalontwerp. Zij bepaalden mede de functionaliteit.
Meten is weten
Door vanaf dag één KPI’s bij te houden (administratietijd, responstijd, tevredenheid) konden we objectief aantonen dat de investering zich terugbetaalde.
Bekijk ook onze andere cases
Ontdek meer voorbeelden van digitale zorgtransformatie met het CareHub-ecosysteem.
Wilt u vergelijkbare resultaten bereiken?
Ontdek hoe het CareHub-ecosysteem uw zorgorganisatie kan helpen om 24/7 bereikbaar te zijn zonder extra FTE. Neem vrijblijvend contact met ons op.
Neem contact op